Comment suivre ses indicateurs financiers de manière efficace ?

Vous êtes entrepreneur, vous consacrez beaucoup d’énergie à votre activité et vous y mettez tout votre cœur. Vous voulez savoir comment se porte votre activité, identifier les actions à entreprendre et les points d’attention à suivre, afin d’être en mesure de réagir rapidement (voire d’être proactif) et de prendre les bonnes décisions au bon moment.
La mise en place d’indicateurs de suivi de votre activité y contribuera fortement.
Le défi d’un suivi efficace consiste à créer de la valeur en un temps raisonnable ! Pour cela, il s’agit de mesurer et de suivre les bons indicateurs : ceux qui vous placent dans le driving seat et vous guident dans vos décisions et actions.
Le choix de ces indicateurs sera présidé par votre besoin d’y consacrer un temps raisonnable. Le but est de trouver un équilibre entre la valeur apportée par ces indicateurs et le temps que vous y consacrerez. Parce que, nous le savons tous, votre temps est précieux et doit être consacré à votre activité.

Quels sont ces indicateurs ?
C’est la question clé. Premièrement, il y a les indicateurs de diagnostic, qui répondent à la question « Comment se porte mon activité aujourd’hui ? ». Est-elle rentable et saine ? Voici quelques exemples d’indicateurs : le chiffre d’affaires (en euros ou en volume), le nombre de clients (anciens et nouveaux), le nombre de points de vente, la marge brute… Il en existe bien d’autres !
Ensuite, nous avons les indicateurs de suivi qui permettent d’assurer la bonne gestion de l’activité : le suivi de la facturation et des paiements (toutes les prestations sont-elles facturées et payées ?), le stock (est-il suffisant ? dois-je produire, commander ?), la trésorerie (suis-je en mesure de faire face à mes dépenses, dois-je contracter un emprunt ?), le suivi des clients (demandes d’offres acceptées ou non, le suivi de la prestation, de la satisfaction), etc.
Ces deux types d’indicateurs constituent une sorte de photo de votre activité à un instant T. L’important n’est pas que la photo soit belle. Ce qui compte, c’est de la prendre pour mesurer afin d’agir.
Ces indicateurs constituent tout un panel qui est à votre disposition, mais il va falloir opérer un choix. Vous ne pourrez pas tous les suivre, cela vous prendrait trop de temps et les indicateurs perdraient ainsi de la valeur.

Comment choisir LES bons indicateurs ?
Mon expérience m’a amenée à sélectionner huit critères. Selon moi, les indicateurs doivent être :

1) Spécifiques et pertinents
Ce sont VOS indicateurs, ceux qui mesurent VOTRE activité, dans VOTRE contexte. Il y a presque autant d’indicateurs que de variétés de pommes… À vous de choisir les vôtres ! Ils seront le reflet de votre activité, de votre environnement, de vos ambitions, de votre personnalité…
Pour cette raison, ils seront différents de ceux suivis par votre voisin, votre ami ou votre concurrent. Inspirez-vous de ce que vous observez et adaptez ces informations à votre contexte. Par exemple, une créatrice de bijoux pourrait suivre son stock, tandis qu’une nutritionniste pourrait suivre le taux de remplissage de son agenda. Chacune suit donc un indicateur différent, mais elles ont un indicateur en commun : le chiffre d’affaires.

Allons plus loin. Notre bijoutière travaille sur mesure à la commande : c’est son stock de matières premières qu’elle suit. Son amie, bijoutière également, propose des collections : elle suit son stock de matières premières ET de produits finis.

Et il est bien sûr inutile pour un commerçant de suivre les délais de paiement si les clients paient comptant !

2) Contextualisés
Un chiffre pris seul ne veut rien dire. Votre indicateur doit être mis en perspective par rapport aux références passées et futures. Vous mesurez vos indicateurs tout au long de votre parcours entrepreneurial. Regardez toujours d’où vous venez et où vous allez. Vos indicateurs deviennent puissants si vous les comparez à vos résultats passés et à vos objectifs.

Prenons un exemple : votre chiffre d’affaires mensuel de janvier est de 10 000 €. Pas évident d’interpréter ce chiffre sans contexte… Vous avez réalisé 8 000 € le mois dernier. Bravo pour cette évolution ! Vous vouliez atteindre 12 000 €, vous êtes sur la bonne voie ; poursuivez vos efforts !
Allons plus loin : votre activité est saisonnière et janvier est un mois de forte activité. Décembre n’est peut-être pas le meilleur point de comparaison. Il serait plus pertinent de comparer votre chiffre de janvier 2022 à celui de janvier 2021 !

3) Orientés décisions et actions
Regarder votre indicateur doit vous dicter la décision à prendre.
Suivre votre activité, c’est très bien. Savoir quelle direction prendre quand vous consultez vos indicateurs, c’est encore mieux.

Prenons un exemple : vous avez un magasin, votre chiffre d’affaires mensuel est inférieur à votre objectif. Que faire ? Si, en plus du chiffre d’affaires mensuel, vous suivez le nombre de ventes et la valeur du panier moyen, vous pourrez plus facilement comprendre la situation et agir.
Vous avez eu moins de clients qu’espéré ? Cherchez des moyens de faire venir les clients : publicité, portes ouvertes, concours…
Vos clients dépensent moins que souhaité ? Mettez des produits en valeur, modifiez votre assortiment…

Autre exemple : si votre stock de produits finis a atteint son seuil minimum… il est évident que vous devez produire ou commander !
Le bon suivi mène à la bonne action !

4) En lien avec votre stratégie et vos objectifs
Vos indicateurs mesurent ce qui est déterminant pour atteindre les objectifs fixés ET suivent la réalisation de vos objectifs.
Si votre objectif est d’attirer de nouveaux clients en 2022, mesurez et suivez chaque mois le nombre de vos clients ! C’est logique… Si votre objectif est de poursuivre votre activité avec vos clients existants, ne vous encombrez pas de cet indicateur.
Vous vous êtes fixé un objectif de croissance significative de votre chiffre d’affaires annuel. Pour relever ce défi, vous utiliserez un ou des indicateurs différents selon votre stratégie.Suivez votre chiffre d’affaires …
• par région, si vous avez décidé d’en conquérir une nouvelle ;
• par gamme de produits, si vous en proposez une nouvelle ou si vous en mettez une en évidence ;
• par type de clientèle (âge, genre…) si vous voulez en atteindre un nouveau ;
• par canal de vente (online, revendeurs).
Mesurez ce qui est important pour VOUS. C’est cela, choisir le meilleur indicateur selon la stratégie et les objectifs.

5) Permanents et comparables
Dans ce cas, une image vaut mieux que mille mots : veillez à comparer des pommes avec des pommes. Vos indicateurs doivent être comparés suivant les mêmes modes de calculs. Ne changez pas d’indicateur selon votre humeur, suivez-les sur du long terme. De même, ne variez pas de mode de calcul. Si vous les calculez avec TVA, continuez de cette manière.

6) Accessibles
Vos indicateurs vous « parlent » et vous devez pouvoir les comprendre sans hésitations et de manière autonome. Vous ne devez pas avoir besoin de votre comptable pour en disposer, pour les comprendre et les calculer, pour, in fine, agir.
C’est pour ces raisons que le ROI (retour sur investissement) et le résultat net ne sont pas des indicateurs de suivi pertinents, parce que ce sont des résultats à calculer de façon ponctuelle et non pas au jour le jour. En résumé, ces chiffres sont des résultats, pas des indicateurs de suivi !

7) Un suivi at the right time
Le moment et la fréquence du suivi sont importants. En effet, certains indicateurs doivent être suivis très tôt après le démarrage de l’activité, dans le but de vérifier les hypothèses de départ et de les ajuster si nécessaire. D’autres indicateurs ne doivent pas être mesurés avant un certain temps.
Par exemple, si vous proposez un abonnement pour un service (cinéma, salle de sport, entretien…) qui court sur une période assez longue, il est inutile de mesurer le taux d’utilisation ou de fréquentation au bout d’une semaine.
En revanche, si vous avez un magasin, que vous prévoyez la visite de 25 clients par jour pour un montant de 50 € chacun, il est nécessaire de mesurer rapidement ces chiffres après le démarrage du magasin. C’est important, entre autres pour faire face aux charges.
La fréquence de la mesure est également importante. Certains indicateurs ne nécessitent pas d’être mesurés chaque jour : la fréquence de la mesure doit être liée au temps raisonnable que vous y consacrez ainsi qu’à la valeur que l’indicateur choisi vous apporte.

8) Restez simples !
Tout cela peut paraître un peu compliqué, mais sachez que quelques indicateurs pertinents, suivis régulièrement et de manière adéquate, permettent un très bon suivi.

Le suivi régulier d’indicateurs pertinents est une des clés du succès et de la croissance de votre activité. C’est important de se confronter à ces chiffres afin de savoir où vous en êtres, dans quelle direction vous devez aller et quelles sont les actions à mettre en place.
Procédez petit à petit, un indicateur après l’autre. Apprenez à jongler avec ces chiffres, vous verrez, c’est passionnant. Les comprendre et les maîtriser vous apporteront de la sérénité concernant vos finances.

Et si malgré ces explications, il vous reste des doutes, si vous vous sentez seul dans le suivi de votre activité, si tout cela vous paraît trop compliqué, My Personal Finance Manager est là pour vous accompagner et vous guider dans l’implémentation d’un suivi efficace.

Catherine Malevez – T. 0497 47 95 69 – catherine@mpfm.be